11 steg för en lyckad konferens

Alla minns en tråkig konferens! – Skulle inte tro det, eller hur?
Nycklarna till en minnesvärd och bra konferens är att skapa minnen, fundera på hur deltagare bäst tar in informationen, bra struktur och genomtänkt planering!
Vi på EventTjänster älskar konferenser (bland många andra evenemang också såklart!) och delar därför några av våra 11  tips när det kommer till hur du skapar en lyckad konferens.
Behöver ni hjälp i er planering av nästa konferens? Kontakta oss så hjälper vi dig helt kostnadsfritt!

11 steg för en lyckad konferens

1. Syftet. Varför har ni konferensen? Är det för att sätta kommande årsplan, bygga ett starkare arbetslag eller för att koppla av? Beroende på vad syftet är så är det bra att tänka på om destinationen och dess utbud är perfekt för era mål.
2. Sätt en budget. Transport, mat & dryck, boende, konferensrum, aktiviteter – det är oftast mycket som ska in i den budget som sätts och det är bra att dels sätta en fast summa man har råd med, men också räkna med lite svängrum.
3. Bestäm datum. Du kan sällan planera en konferens för långt fram i tiden. Faktum är att många konferensanläggningar bokas upp månader eller till och med år i förväg. Bestäm hur lång konferensen ska vara och fundera på om ni hinner med allt inom den tiden eller om det blir för stressigt. Tänk även på att se över eventuella högtider och lov kring de datum ni väljer så att deltagarna inte uteblir på grund av dessa. Är det några som behöver resa lite längre så var noga med att planera även för dessa.
4. Boka konferensanläggningen. Nu har det blivit dags att boka! Skicka in dina förfrågningar till våra lokalleverantörer och se vilka som har plats för er just det datumen ni önskar.
5. Kom ihåg allergikerna. Be deltagarna att inkomma med allergier som du sedan kan dela med konferensanläggningen ni väljer.
6. Boka in aktiviteter. Föreläsare, aktiviteter, underhållning – listan kan göras lång! Be gärna om offerter från flera för att se vad ni får plats med i er budget.
7. Sätt agendan för er konferens. Ett tips är att skapa en privat hemsida för deltagarna där alla kan ta del av schemat som sätts! På så sätt kan ni uppdatera schemat utan att behöva trycka upp nya.
8. Värdesätt egentid. Att maxa schemat från morgon till kväll gynnar ingen. Dels kan det bli riktig korvstoppning i hjärnkontoret, dels kan man vilja njuta av omgivningen på egen hand. Se därför till att deltagarna får lite egentid att hitta på egna aktiviteter på.
9. Mellanmål. Med mycket information och långa dagar kan det vara bra att ställa fram mellanmål i form av vatten, frukt och smörgåsar så att deltagarna orkar vara med hela dagarna.
10. Skapa en överraskning! Många älskar överraskningar så se till att de som är med får något att minnas!
11. Följ upp konferensen. När ni väl är tillbaka på kontoret är det ett ypperligt tillfälle för er att se hur konferensen togs emot. Skapa en enkät på nätet och låt deltagarna svara anonymt.

Om EventTjänster

Konferens, bröllop eller fest – din samlingsplats för tjänster kopplade till event!
EventTjänster är samlingsplatsen för dig som planerar konferens, bröllop, fest, barnkalas eller andra event. Hos oss hittar du leverantörer inom catering, lokaler, restauranger, foto/film, underhållning, föreläsare, dekoration, boende, ljus/ljud och andra som du kan behöva hjälp av i din eventplanering. Dessutom erbjuder EventTjänster gratis eventplanering så att du kan fokusera på annat!  Vi på EventTjänster har lång erfarenhet av eventplanering och hjälper dig gärna att boka din konferens, kick off, företagsaktivitet, bröllop, fest eller barnkalas. Hos oss hittar du leverantörer i hela Sverige.